Hoe behaalt u een milieucertificaat voor uw organisatie? ISO 14001 milieu management in 5 stappen (of EMAS)

1. Nulmeting.
2. Milieusysteem ontwikkelen conform de norm ISO14001.
3. Implementeren van het systeem.
4. Evaluatie van het systeem.
5. ISO (14001) certificatie door certificerende instelling.

ISO 14001 (of EMAS) is een milieumanagementsysteem. Beetje vreemde naam, want niet het milieu moet worden gemanaged, maar juist de organisatie en wel zodanig dat het rendement van de organisatie verbetert en het milieu tegelijkertijd geen, of verminderd, schade wordt toegebracht.

Toch is het goed dat het woord ‘management’ er in staat, want daarmee wordt aangegeven, dat borging van het systeem in de processen een vereiste is en het principe van continue verbetering van toepassing is.

 

In de stappen op weg naar het ISO 14001 certificering is het met andere woorden niet de bedoeling checklijsten in te voeren en deze te leren afvinken, maar juist te streven naar beheersing én verbetering van processen: Procesmanagement.

 

Hieronder de 5 stappen om uw organisatie volgens de norm ISO 14001 gecertificeerd te krijgen:

Als eerste is het nodig te bepalen wat de huidige status is van de organisatie ten aanzien van milieumanagement. De norm geeft een aantal richtlijnen en deze kunnen worden getoetst. Daarom moeten eerst de eisen uit ISO 14001 op een rijtje worden gezet.

 

Verder is het zaak om uit te zoeken welke milieuwetgeving voor uw organisatie van toepassing is als ook welke milieubelastende activiteiten er plaatsvinden. Waar wordt afval geproduceerd? Welke volumes? Welke materialen, energie of verspillingen?

 

Dit wordt allemaal bekeken door vanuit processen te denken: Wat functioneert? Wat functioneert niet? Waar kan worden verbeterd? Waar kosten activiteiten geld, kwaliteit of doorlooptijd?

 

Dit is geen administratieve controle. Het gaat er niet om te toetsen of er een schema is voor het ophalen van het afval, maar wel of dat afval wel tijdig en op de juiste manier wordt opgehaald, of de hoeveelheden worden geregistreerd en welke maatregelen genomen zijn om deze hoeveelheden te reduceren; afval kost immers geld, zowel voor de afvoer, maar ook bij de inkoop en het op voorraad leggen zijn kosten gemaakt. Het is opgepakt, uitgeladen, opgeslagen, vastgehouden, geregistreerd, et cetera.

 

Verder wordt in dit stadium ook het ISO 14001 handboek onderzocht en getoetst op volledigheid en juistheid.

 

Nu begint de daadwerkelijke opbouw. De nulmeting leert ons waar in de organisatie geld wordt verspild. Waar, in welke processen, ontstaan de afvalstromen van bijvoorbeeld chemicaliën, papier of metaal? Welke voorraadartikelen zijn over de datum? Waar wordt teveel energie verspild en welke bedrijfs-/milieurisico’s kunnen de organisatie en het milieu schade toebrengen?

 

Dat wetende kunnen we de scope bepalen. Zeg maar de reikwijdte van het systeem. Is het milieusysteem van toepassing op een deel van de organisatie, op de hele organisatie, of zijn ook de toeleveranciers, dan wel de klanten er bij betrokken?

 

Verder moeten we inventariseren om welke materialen, energie of (grond)stoffen het gaat en wat de volumes zijn. Dat leert ons wat de verspilkosten zijn en de belasting voor de omgeving.

 

Tot slot moeten we vaststellen wat de wettelijke vereisten zijn van deze materialen, energie of stoffen voor transport, opslag of emissie, om vervolgens ook (!) nog onze eigen doelstelling vast te stellen.

 

Als de organisatie verstandig werkt, zijn de doelstellingen van een hoger of slimmer niveau dan de wettelijke richtlijnen of vereisten. Immers de wettelijke richtlijnen of vereisten zijn slechts gebaseerd op het voorkomen van milieubelasting, maar dat zegt nog niets over het teveel aan kosten die uw organisatie maakt in de interne bedrijfsvoering, dan wel het verlies aan kwaliteit richting uw klanten.

Uit al deze informatie kan een systeem worden ontwikkeld. We analyseren de processen, waarin de verspillingen optreden en ontwerpen een vernieuwd procesmodel. Dat kan in de praktijk inhouden, dat bijvoorbeeld bepaalde werkwijzen moeten worden aangepast, dat er anders moet worden ingekocht, of dat de voorraden kunnen worden verlaagd.

 

Daarnaast is het van belang om vast te stellen hoe er bij calamiteiten moet worden opgetreden, hoe de interne en externe communicatie plaatsvindt, hoe het systeem beoordeeld wordt en hoe de taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn geregeld. Deze aspecten zijn vergelijkbaar met het bekende ISO9001 kwaliteitsmanagementsysteem en prima met elkaar te integreren in één systeem.

Nu wordt het interessant. Net als met algemene managementsystemen is het nu de uitdaging om het in stap 2 ontworpen systeem te implementeren in de organisatie; in de dagelijkse routine. Kortom, dit is een normaal managementvraagstuk, vergelijkbaar met de opzet van bijvoorbeeld ISO9001.

 

Een aantal vereisten en voorschriften zal waarschijnlijk wettelijk zijn vastgelegd en zelfs de wijze van meten staat soms ook voorgeschreven. Deze procedures moeten met de medewerkers worden doorgesproken en er moet een weg gevonden worden om deze procedures tot gemeengoed te maken in de dagelijkse operatie. Ook de nieuwe, eigen doelstellingen (gebaseerd op de kostenanalyses) en de daarbij ontwikkelde procedures moeten worden geïmplementeerd.

 

Afhankelijk van hoe goed de organisatie reeds aan de wet- en regelgeving voldoet, moeten er direct maatregelen worden genomen om aan deze wettelijke eisen te kunnen voldoen. Bijvoorbeeld: Er werd te warm afvalwater geloosd, of de opslag van gevaarlijke stoffen is niet conform de wet, et cetera.

Betrokkenheid medewerker

Als het goed is, zijn de medewerkers al vroeg in het traject betrokken. Zelfs zo vroeg, dat zij zelf aan de opzet hebben meegewerkt en dus nut en noodzaak inzien en ervaren. Zonder dat draagvlak en inzicht zal het systeem uiteindelijk niet in de praktijk gaan functioneren en blijven de verspillingen bestaan.

 

Het is daarom belangrijk medewerkers vanaf stap 1 al te betrekken, zodat men zich beseft dat het niet om het certificaat gaat, of om checklijsten, maar om het rendement van de organisatie en de bescherming van de omgeving. En dat dit kan door kosten te verlagen en slimme maatregelen te verzinnen.

 

Wanneer het systeem is ingewerkt en functioneert binnen de dagelijkse gang van zaken, dan hoort daar natuurlijk ook het meetsysteem bij om de voortgang te kunnen beoordelen. Dat kan via auditing, data-analyse of een combinatie hiervan.

 

Eenmaal gemeten wat de verspillingen zijn, is het natuurlijk van belang te toetsen of we onze (vernieuwde) doelstellingen halen, of de kosten nu dalen en of we voldoen aan de van toepassing zijnde wetgeving. We zullen dus een mechanisme moeten implementeren, dat er voor zorgt dat we de juiste informatie op het juiste moment gerapporteerd krijgen. Zowel voor de medewerkers, als voor de managers.

 

Wat hier ook bij hoort, is het continu bijhouden van de wettelijke richtlijnen/wettelijke vereisten, zodat procedures kunnen worden aangepast, als ook het toetsen van deze vereisten aan de norm ISO14001.

 

Zowel de medewerkers als het management krijgen dan wekelijks of maandelijks inzicht in de verbeteringen, dan wel de daling van de kosten, of verbetering van de productkwaliteit. (Verbetering van de productkwaliteit gaat vaak hand in hand met een daling van verspillingen en verkorting van de doorlooptijd.)

Stap 5: ISO 14001 certificatie door certificerende instelling

Als eenmaal het systeem is ingericht en werkt in de praktijk, dan kan het mechanisme worden getoetst door een certificerende instantie. Zij toetsen de organisatie op basis van de ISO14001 norm of de Europese tegenhanger EMAS.